世間一般的に「忙しい」と言われがちな人材紹介業。 その理由は下記の通りです。
・数多の求職者・求人企業とやり取りを行うため、日々膨大なメール・電話が発生する。
・求職者との面談が、夕方～夜や休日に発生する。
・求職者が求人企業に入社して初めて売上になるため、求職者・企業を一生懸命サポートしても、売上に繋がらない場合も多い。
日々発生するタスクを発生した順で処理していては、いつまでも仕事が終わりません。 自分がやらなければならない業務の期限を自分で決め、優先順位をつけて処理をする ことで、売上達成に必要な業務のサイクルが回っていくようになります。
▼売上達成のために必要な業務を優先する
ケースバイケースではありますが、基本的には、面接に進んでいる求職者・求人企業に対してのサポートを最優先に行います。 集客→紹介→面接→内定→入社 というフローがある中で、右に行けば行くほど、売上に近い案件であると言えるでしょう。
その上で、よりマッチングを生み出すための求人票の作成・新規求職者との面談、その前段階にある、求職者集客や企業開拓などを行っていきます。
▼社内＜顧客を優先する
こちらもケースバイケースではありますが、 基本的には社内向けに必要な業務より、社外向けの顧客対応の方が、売上を上げるために必要な業務であるケースがほとんどです。
とはいえ、社内向けの業務をおざなりにして良いということではありません。 顧客対応の状況を踏まえ、「いつまでにやるか」期限を決め、処理を行うようにしましょう。
▼その業務は「自分が」「すぐやるべきかどうか」を検討する
前項で述べた内容を踏まえ、1日の業務スケジュールを計画したところで、求職者や企業からの相談の対応に追われたり、面接のリスケジュールが発生したり…など、イレギュラーが多いのが人材紹介業です。 その日にやらなければならない業務があるにも関わらず、差し込みの業務に随時対応していて、やろうと思っていたことができなかった… というようなことが続くと、目標達成のできないサイクルに陥ります。
そこで、差し込みの業務が発生した際の処理フローを決めておきます。
・他の人に依頼できる業務の場合
すぐに依頼をする→依頼したことをどこかにメモしておき、完了の報告が来るまで待つ
・自分がすぐやるべき内容の仕事で、2～3分以内に処理できるもの
その場で処理をする
・自分がすぐやるべき内容の仕事だが、処理に時間がかかるもの
どのタイミングで処理をするか決め、メモに残す
・すぐやる必要のない仕事
期限を決めて、メモに残す
・社内に確認しないと進められない or 返事ができない
・より緊急度の高い業務が発生した
上記のようなケースを除き、一旦着手した業務はその場でやり切ってしまった方が効率的です。 例えば、「企業・求職者からのメールを確認→他のメールと合わせて、後で返信をまとめて行う」 ということを行っている場合、できればメールを確認したタイミングで返信をした方が効率的ですし、 返信をまとめて行う時間を設けているのであれば、その時間以外にメールの確認はしない方が、メール処理に割くトータルの所要時間を削減できます。
例えば、「求職者の面談」という業務の予定が入ったとき、 求職者の面談にかかる所要時間に加え、 「面談の準備」「面談した内容をまとめる」「面談内容に応じて求人票を検索・紹介する」 というような、面談に付随する業務の発生が想定されます。
必ずしも、スケジュールを詰めてはいけない、ということではありませんが、 できれば前後30分程度の余裕を持ってスケジュールを組んでいった方が、 差し込みでイレギュラー対応が発生した場合なども、焦らず対処できるようになるでしょう。
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